La puntualidad como valor

La puntualidad como valor ¿Cuántas veces lo han invitado a un evento que es a las 6:00pm y viene comenzando a las 9:00pm? O qué le parece los ejecutivos que dejan esperando una hora o más a proveedores o visitantes con “cita”.

El manejo eficiente del tiempo en ciudades grandes y de alto tráfico como Caracas, parece ser un arte y cortesía de pocos. Quizás, por mi trabajo en el área del protocolo, he conocido algunos gerentes y anfitriones que organizan muy bien su tiempo y respetan el de los demás.

Recuerdo en un acto protocolar que quién presidía la ceremonia, la máxima autoridad de ese evento, llegó de primero y a la hora pautada para comenzar el programa, dos de las cinco personas que lo acompañaban en el presídium (lugar desde donde se preside) se les tuvo que retirar su silla y sentarlos –cuando llegaran y si derecho a réplica – en las primeras filas, también llamadas “línea protocolar” por su impuntualidad. En protocolo la puntualidad es un criterio fundamental.

De hecho cuando se quiere simplificar la dinámica de recepción – y si el evento lo permite, por supuesto – el uso de un protocolo cerrado que implica tarjetear los asientos con el nombre y apellido de cada invitado especial puede sustituirse colocando en dichas tarjetas el tipo de público en su orden jerárquico dentro del salón (Directores, conferencistas, patrocinantes…) para que cuando lleguen, vayan ocupando su silla según su orden de llegada (puntualidad).

Es igualmente grave que el anfitrión o anfitriona (jefe del Departamento, presidente de la organización…) no esté presente para recibir a los primeros invitados o no haya un equipo que lo represente en estos roles o algún personal contratado para tal fin.

Es una debilidad protocolar que los invitados lleguen y el anfitrión los atienda rapidito con la ropa “todo terreno” que carga desde la mañana supervisando el montaje. O peor aún, no se encuentra porque está en la peluquería.

En los talleres de Producción de Eventos y Atención Protocolar que dictamos in company, recomendamos llevarse al evento el atuendo que lucirá en un porta traje; y con respecto al cabello, resolverlo el día antes. Por supuesto que si el presupuesto lo permite, pueden alquilar una habitación del hotel, o cercana al salón, que sirva de descanso y camerino al equipo para que recupere su Cara de Hola.

El tiempo y la capacidad humana de atender personalmente algo o a alguien son recursos limitados. En caso de tener que reprogramar o cancelar una cita, hágalo con antelación. Deje el lapso prudente entre cada actividad para que pueda con todo y proyecte su calidad profesional.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es facilitadora y conferencista motivacional en atención al cliente, protocolo corporativo, ventas, vocería, imagen y calidad de servicio. Directora fundadora de Vértice Agencia y columnista de Cara de Hola en el diario venezolano Últimas Noticias desde julio de 2008.

Emails: contacto@verticeagencia.com, yvismata@gmail.com. Twitter y Facebook: YvisMata

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Cara de Hola es nuestra filosofía de la comunicación, inteligencia social y entrenamiento para transformar la atención al cliente como lado humano de los servicios.

Cara de Hola publicada el 06/01/12 en el diario Últimas Noticias, suplemento Tu Resuelve.. Cadena

Calcule el lapso para trasladarse, estacionar llegar a cada reunión...Foto:Google.

Capriles. Caracas -Venezuela.

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