Secretos del protocolo

Codificar los asientos e indicarlo desde que llegan los homenajeados es clave.Gregorio Torres

24.01.11

Organizar  una condecoración o actividad que requiera una atención protocolar, rprecisa de los equipo de Recursos Humanos y  Relaciones Públicas, además de organizar y producir el evento en cuestión, velar que todos los asistentes y personalidades reciban el trato y la atención correctos. Para ello se apoyan en su personal interno o contratan un servicio  externo, que haga esas funciones de protocolo  durante el desarrollo de la actividad.

Para sacarle el mayor provecho a este personal, lo interesante  es diseñar el programa del evento desde el mensaje a comunicar,  poniéndose en el lugar de los homenajeados e invitados, desde el momento que llegan al evento y hasta que se marchan.

Cada actividad del programa, debe tener un  criterio protocolar que la sustente y una dinámica de atención pre-diseñada  que permita crear un código común entre los responsables de atender a los distintos públicos asistentes en cada área para que todo fluya con éxito.

Por ejemplo, Si se van a entregar condecoraciones  privadas, es decir  botones a  empleados por años de servicio, el criterio protocolar a utilizar puede ser: por  clase y orden alfabético,  por clase y orden de llegada. Si la organización privada o pública quiere entregar La Orden Mérito al Trabajo en sus distintas clases; dicha solicitud será concedida por  la máxima autoridad del Ministerio del Trabajo a través de un Resuelto, documento  oficial que regirá  el orden en que serán nombrados los condecorados en el acto,  y así mismo deben ser  ubicados en la sala.

La actividad del evento tiene varias  fases: un registro manual o computarizado,  asignación de la ubicación al momento de registrarse, ubicación  “in situ”  y las pautas verbales  que deben ser comunicadas a los homenajeados para que sepan cómo subirán y bajaran al estrado para  que el acto salga limpio. Igual procedimiento se hará con el maestro de ceremonia y las autoridades que entregarán las condecoraciones u ordenes para que manejen el código y ceremonial  acordado.

Esto es posible lograrlo, cuando la actividad se planifica y se comunica  previamente  por distintos medios; es decir,  instructivos, reuniones, ensayos a los responsables de atender el evento, que  deben recibir,  al menos el día antes, toda la información e inducción del trabajo que realizarán en cada área para que puedan aplicarla  con Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

Cara de Hola del  lunes 24/01/11. Diario Últimas Noticias, Suplemento Tu Resuelve, pág.06. Cadena Capriles. Caracas-Venezuela.

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