ABC para planificar la atención protocolar de un evento

Guías de Protocolo Cara de Hola entrenadas por Yvis Mata

17.07.13

Como consultora y facilitadora de aprendizaje acelerado en las áreas de atención al cliente  y  protocolo corporativo,  he tenido la dicha de formar equipos de protocolo  y voluntariados para que los invitados  convocados  a un evento lleguen y salgan con Cara de Hola.

Hoy quiero compartir con ustedes algunos criterios y recomendaciones Cara de Hola que deben manejar los responsables de planificar y atender d ichos eventos  dentro o fuera de la organización.

Principios  y recomendaciones:

El  Protocolo son normas y convenciones  que determinar  con criterio, el trato oral y escrito (tratamiento) que recibirán las autoridades que presiden el acto y asistentes; cómo van a ir ubicados (precedencia), según su rango o jerarquía (equivalencia).

No es una camisa de fuerza,. Sencillamente, establece un orden y manera de conducirse durante el evento que hará que los invitados se sientan considerados  y la organización  estreche sus vínculos con los públicos convocados

Todo evento por sencillo que sea tiene un homenajeado, autoridad, invitado especial que lo preside. El organizador debe prever el  momento  como recibirlos, reconocerlos, honrarlos y  despedirlos. Requiere de planificación y un equipo de atención protocolar  (mesoneros, maestro de ceremonia, guías de protocolo, choferes…) dispuesto  a dar lo mejor de sí, con Cara de Hola, estilo, calidad y compromiso.

El uniforme  del equipo de protocolo debe ser coherente con el tipo de acto y se enmarca dentro de los criterios de la etiqueta de vestir.

El entrenamiento del personal debe ser previo al evento y debe incluir una pre-gira o ensayo general en las distintas áreas de atención (recepción, registro, sala, presídium, stand) el día antes para que todos tengan claro su rol.

A quienes les apasione esta área,  pueden postularse para participar en el Taller Atención Protocolar de Eventos, que dictaremos abierto al público en los  Espacios de Mi Oficina de Emprered  en septiembre próximo, por cumplirse 5 años escribiendo esta columna.

Reservaremos algunos cupos para pasantes académicos de Comunicación Social que se sumen a las  actividades de emprered y Cara de Hola. Pueden escribir a emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

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