Criterios para convocar a un evento

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03.10.13

La convocatoria de los invitados  es un área clave en la producción de cualquier evento. De nada sirve los esfuerzos de tiempo, decisiones, contrataciones de proveedores,  si la gente no llega.

En nuestra filosofía Cara de Hola, la atención de los invitados al evento, comienza desde la convocatoria, la cual puede hacerse sucesiva o simultáneamente por varios medios y modos: Teléfonos (Llamadas, mensajes de texto, difusiones por grupos ); email, correspondencia o cara a cara.

Comenzamos a convocar cuando están decididas las coordenadas : Quién convoca,  tipo y motivo de la actividad, lugar, fecha, hora, tipo de vestimenta, N° telefónico para confirmar  que va al lado de las  acostumbradas siglas RSVP ( “Responder, por favor”. En francés: repondez s’il vous plaît

Algunos criterios importantes a tomar en cuenta:

Nombre a un equipo o persona responsable de controlar el total de envíos  y confirmación de invitaciones.

Si se está levantando la data telefónicamente, porque se requiere actualizar dirección, teléfonos y correos,  es importante anunciar en la llamada que se enviará  dicha invitación y  pedirle a la persona que le anote el mensaje al invitado con  las coordenadas.

En caso de despecharlas vía correspondencia con mensajero o representantes de la oficina, además de que la impresión y diseño de la tarjeta  estén cuidados, se debe preparar un Acuse de Recibo, donde esté el destinatario, su dirección, teléfonos,  la firma o sello de recibido junto con la hora, fecha  y persona  que recibe.

Todos estos soportes deben llegar  a la persona que está llevando el control de la convocatoria para hacer los ajustes tanto en las contrataciones de alimentos y bebidas  como personal responsable de atender.

Una vez despachadas todas las invitaciones,  es recomendable reconfirmar  telefónicamente  con un discurso amable y entusiasta  de que nos dará gusto recibirlo. Y por supuesto entrenar al equipo de Guías de Protocolo -o quienes harán esta función- para que así sea.

Celebrando los 5 años de esta columna,  compartiré  principios y técnicas Cara de Hola para la Atención Protocolar de Eventos, en un taller abierto público el 25 y 26  de septiembre en los Espacios de Mi Oficina en el Grupo Social CESAP de 1:00 – 4:30pm. Inversión pre-venta  990 Bsf. hasta el 16 de septiembre.  Las inscripciones  son a través de  emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

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