Criterios para convocar a un evento

Imagen

03.10.13

La convocatoria de los invitados  es un área clave en la producción de cualquier evento. De nada sirve los esfuerzos de tiempo, decisiones, contrataciones de proveedores,  si la gente no llega.

En nuestra filosofía Cara de Hola, la atención de los invitados al evento, comienza desde la convocatoria, la cual puede hacerse sucesiva o simultáneamente por varios medios y modos: Teléfonos (Llamadas, mensajes de texto, difusiones por grupos ); email, correspondencia o cara a cara.

Comenzamos a convocar cuando están decididas las coordenadas : Quién convoca,  tipo y motivo de la actividad, lugar, fecha, hora, tipo de vestimenta, N° telefónico para confirmar  que va al lado de las  acostumbradas siglas RSVP ( “Responder, por favor”. En francés: repondez s’il vous plaît

Algunos criterios importantes a tomar en cuenta:

Nombre a un equipo o persona responsable de controlar el total de envíos  y confirmación de invitaciones.

Si se está levantando la data telefónicamente, porque se requiere actualizar dirección, teléfonos y correos,  es importante anunciar en la llamada que se enviará  dicha invitación y  pedirle a la persona que le anote el mensaje al invitado con  las coordenadas.

En caso de despecharlas vía correspondencia con mensajero o representantes de la oficina, además de que la impresión y diseño de la tarjeta  estén cuidados, se debe preparar un Acuse de Recibo, donde esté el destinatario, su dirección, teléfonos,  la firma o sello de recibido junto con la hora, fecha  y persona  que recibe.

Todos estos soportes deben llegar  a la persona que está llevando el control de la convocatoria para hacer los ajustes tanto en las contrataciones de alimentos y bebidas  como personal responsable de atender.

Una vez despachadas todas las invitaciones,  es recomendable reconfirmar  telefónicamente  con un discurso amable y entusiasta  de que nos dará gusto recibirlo. Y por supuesto entrenar al equipo de Guías de Protocolo -o quienes harán esta función- para que así sea.

Celebrando los 5 años de esta columna,  compartiré  principios y técnicas Cara de Hola para la Atención Protocolar de Eventos, en un taller abierto público el 25 y 26  de septiembre en los Espacios de Mi Oficina en el Grupo Social CESAP de 1:00 – 4:30pm. Inversión pre-venta  990 Bsf. hasta el 16 de septiembre.  Las inscripciones  son a través de  emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

Anuncios

Conecta tu negocio a la web en tres semanas

Imagen

Alexander Bueno y Lorena Torrealba, fundadores de Enoba Sistemas.

22.07.13

Conocí a Alexander Bueno, en un Módulo II de Emprered en el 2011, cuando ambos estábamos reemprendiendo: yo, con Cara de Hola; él con Enoba Sistemas.

En esa oportunidad me dijo  “quiero hacer algo para los emprendedores… que  les permita tener su página web rápido y a bajo costo…”

No pasó mucho tiempo, cuando presentó la propuesta a esa misma comunidad,  en una de las reuniones del Club de Emprendedores, cuya promesa era tener la página web  en cuatro  semanas.  Yo me anoté en ese primer grupo  del  25 de julio de 2012,  junto a  Benjamin Ríos, Néstor Blanco, Elsa Bonilla, Yoanis Torres, entre otros.

Un mes después, fue el lanzamiento de las páginas listas, gracias a una metodología colaborativa y grupal que Alexander Bueno, junto a su esposa y socia, Lorena Torrealba, han diseñado con su equipo, para que  el emprendedor participe activamente en la definición, subida de contenidos, imagen de su perfil en facebook y twitter, todo  adaptado a su modelo de negocio.

“La idea es que el emprendedor aproveche su página web como un catálogo de venta  y pueda actualizarla cuando quiera porque aprenderá a  manejar el administrador de contenidos” explica Alexander.

El caso de www.hallacasalacarta.com, ha sido uno de los más emblemáticos, porque Yoanis Torres, fundadora de emprered y creadora de este novedoso servicio, nunca pensó que podía tener una página web  “Yo pensaba que eso era para las grandes empresas…” comentó  en la reunión de lanzamiento.

La verdad,  fue un gusto  saber que su hijo adolescente era quien  le tomaba las fotos a los platos, asistían juntos  a las sesiones, siempre con el apoyo de su mamá y hermano.  Con la página, también se estrenó con el  twitter @hallacasalacart. ¡Tienen que verla como está activa en sus cuentas de  facebook y twitter!  Ella dijo en el Foro Emprendimiento en Venezuela 2012 que aumentó sus ventas en un 150%  y hasta participan en ferias.

El 4to Grupo  de Conecta Tu Negocio, comienza el martes 30 de julio y  recibe  sus páginas lista el 13 de agosto, asociada a sus redes sociales y con un mes de lanzamiento  en twitter,  por apenas 5.600 Bs.f.  que cancelan en dos partes.

www.ofictorta.com, www.juniorsdelicatessens.com, www.yuleica.com, www.colegasuniversitarios.com, www.nestours.com , www.japandog.com.ve ,  www.caradehola.com,  han sido posible gracias a Conecta Tu Negocio. Para participar, pueden registrarse desde el portal de emprered  www.emprered.org/servicios/conectatunegocio  o confirmar asistencia por emprered@gmail.com. Las sesiones son el el Salón Banauge del Grupo Social CESAP,  al final de la Av. Baralt Norte. Nos vemos allá el próximo martes. Lleguen un poco antes de las 2pm.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

ABC para planificar la atención protocolar de un evento

Guías de Protocolo Cara de Hola entrenadas por Yvis Mata

17.07.13

Como consultora y facilitadora de aprendizaje acelerado en las áreas de atención al cliente  y  protocolo corporativo,  he tenido la dicha de formar equipos de protocolo  y voluntariados para que los invitados  convocados  a un evento lleguen y salgan con Cara de Hola.

Hoy quiero compartir con ustedes algunos criterios y recomendaciones Cara de Hola que deben manejar los responsables de planificar y atender d ichos eventos  dentro o fuera de la organización.

Principios  y recomendaciones:

El  Protocolo son normas y convenciones  que determinar  con criterio, el trato oral y escrito (tratamiento) que recibirán las autoridades que presiden el acto y asistentes; cómo van a ir ubicados (precedencia), según su rango o jerarquía (equivalencia).

No es una camisa de fuerza,. Sencillamente, establece un orden y manera de conducirse durante el evento que hará que los invitados se sientan considerados  y la organización  estreche sus vínculos con los públicos convocados

Todo evento por sencillo que sea tiene un homenajeado, autoridad, invitado especial que lo preside. El organizador debe prever el  momento  como recibirlos, reconocerlos, honrarlos y  despedirlos. Requiere de planificación y un equipo de atención protocolar  (mesoneros, maestro de ceremonia, guías de protocolo, choferes…) dispuesto  a dar lo mejor de sí, con Cara de Hola, estilo, calidad y compromiso.

El uniforme  del equipo de protocolo debe ser coherente con el tipo de acto y se enmarca dentro de los criterios de la etiqueta de vestir.

El entrenamiento del personal debe ser previo al evento y debe incluir una pre-gira o ensayo general en las distintas áreas de atención (recepción, registro, sala, presídium, stand) el día antes para que todos tengan claro su rol.

A quienes les apasione esta área,  pueden postularse para participar en el Taller Atención Protocolar de Eventos, que dictaremos abierto al público en los  Espacios de Mi Oficina de Emprered  en septiembre próximo, por cumplirse 5 años escribiendo esta columna.

Reservaremos algunos cupos para pasantes académicos de Comunicación Social que se sumen a las  actividades de emprered y Cara de Hola. Pueden escribir a emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

Entrenamiento en Protocolo

Imagen

02.07.13

Por cumplir cinco años escribiendo esta columna, dictaremos un taller en Atención Protocolar de Eventos, donde seleccionaremos a 10 pasantes de Comunicación Social, interesados en formarse en protocolo, prensa, producción  y relaciones públicas.

El entrenamiento comenzará con un Taller  abierto al público, de 08  horas, los días 16 y 17 de octubre en los espacios de Mi Oficina.

El entrenamiento estará abierto al público y tanto participantes como pasantes, recibirán las orientaciones para atender profesionalmente a  autoridades, periodistas e invitados convocados a un evento, de acuerdo a los criterios universales del protocolo  y nuestra filosofía Cara de Hola que hemos venido configurando a lo largo de nuestra  labor educativa, formando equipos de protocolo y de atención al cliente dentro de las organizaciones.

Por experiencia propia, comunicadora social egresada de la Universidad Central de Venezuela (UCV), con un trabajo permanente en consultoría, vocería, charlas y adiestramientos para desarrollar competencias relacionales desde hace 20 años, sé que los futuros colegas deben complementar su aprendizaje teórico -práctico con más foco  en la atención protocolar y gestión de relaciones.

La ventaja para  los  pasantes que queden seleccionado en este adiestramiento, es que será gratuita para él/ella  y le permitirá cumplir  con su requisito académico  en un horario  parcial, según los eventos, sesiones teóricas o de trabajo programados; recibirán coaching de desempeño  de nuestra parte para “saber estar” en estos escenarios claves de comunicación. Concluida la pasantía, recibirán certificado  y serán parte del staff  de protocolo de Mi Oficina, responsable de programar los eventos en el auditorio y salones del Grupo Social CESAP, al final de la Av. Baralt Norte, siendo contratados por evento.

La matrícula  del evento son Bs.f  990,00  más pasantías  hasta el  1 de octubre y  Bs. 1490 después de esa fecha, para recibir un máximo de 30 participantes. Los interesados en inscribirse pueden solicitar contenido por  emprered@gmail.com  o postularse para la pasantía  enviando al mismo correo su CV  con foto close-up y link a Facebook.

El 26 de junio a las 4:00 PM tuvimos un encuentro con los pasantes de Comunicación Social de la Universidad Católica Santa Rosa (UCSAR), para hablar de esta oportunidad de formación y armar un excelente grupo de protocolo, conformado por pasantes de Comunicación.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

Formaremos pasantes en protocolo y prensa

15.10.12

 En la alianza que tenemos desde Vértice Agencia y   Cara de Hola  con la Asociación Civil Banauge que impulsan el primer espacio colaborativo (coworking) de oficina, salones y servicios para eventos en el centro de Caracas, Mi Oficina, seleccionaremos a 20 pasantes de Comunicación Social y Relaciones Públicas (RRPP) para formarlos en protocolo y prensa.

Por experiencia propia, comunicadora social egresada de la Universidad Central de Venezuela (UCV), con un trabajo permanente en consultoría, vocería, charlas y adiestramientos para desarrollar competencias relacionales en ambas áreas desde hace 20 años, sé que los futuros colegas deben complementar su aprendizaje teórico -práctico con más foco en la atención protocolar y gestión de relaciones. Por ello, he diseñado un programa de formación y entrenamiento, para que sepan brindar atención protocolar, asistir en la producción de eventos y en el manejo de relaciones con los medios.

La ventaja para el pasante que quede seleccionado en este entrenamiento, es que será gratuita para él/ella y le permitirá cumplir con su requisito académico en un horario parcial, según los eventos, sesiones teóricas o de trabajo programados; recibirán couching de desempeño de nuestra parte para “saber estar” en estos escenarios claves de comunicación.

Concluida la pasantía, recibirán certificado y serán parte del Staff de Protocolo y Prensa de Mi Oficina para próximos eventos, siendo contratados por evento. La mayor parte de las actividades a atender serán en la sede principal del Grupo Social CESAP en Caracas, sede de Mi Oficina, ubicada en la Av. Baralt Norte, al lado de la Abadía San José del Ávila.

Los interesados en postularse, deben enviar antes del 16 de octubre su CV con foto carnet y completa especificando disponibilidad de horario y competencias comunicacionales (Ejm: oratoria, locución, fotografía, redacción, diseño gráfico, manejo redes sociales, edición audiovisual, producción de eventos, protocolo, atención al cliente, ventas, teatro, manejo programa office u otros) por contacto@caradehola.com, indicando motivo de la postulación.

La primera sesión teórica será los días 25 y 26 de octubre de 1:30 a 4:30pm con el Taller Atención Protocolar de Eventos que dictaremos Alison Durán, líder de Mi Oficina y esta servidora.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

Leonor cambió las estrellas por bienes raíces

Leonor supo desde el principio que podía competir con un servicio diferencial. Foto archivo BRG

03.09.12

Trabajé la semana pasada con Leonor Mendoza,  venezolana  que  partió a Miami  hace 20 años  a  construir con su  visa y un pasaje sin retorno, una nueva vida.

Fue manager de artistas en Sony  Music  y aprendió cómo se construye una maquinaria  para  hacer brillar a  una estrella; Los Adolescentes y Luis Miguel, fueron algunos  de los artistas a los que le dio soporte  gerencial, desarrollando la habilidad de aprender  a negociar  entre  caprichos, contingencias y mucho stres.

Un viaje de tres meses, separada de su niña, la hizo reflexionar  y  se atrevió a cambiar  las bambalinas por  apartamentos y casas.

Comenzó como vendedora para una compañía inmobiliaria. Sabía que su capital relacional, su disciplina, capacidad de concreción  y de servicio  Cara de Hola, eran sus  fortalezas.  La vendedora  se hizo gerente y  construyó una  reputación  a lo largo de once años en el  mundo  de  bienes raíces, que allá,  exige una  certificación antes de mostrar  el primer  apartamento.

Le fue gustando el negocio  y eso de regalar felicidad a los demás.  “Disfrutaba  tanto cuando le entregaba  la llave de  un apartamento a mis clientes” nos comenta con su mirada viva.

Hace cuatro años, decidió  potenciar al máximo  esa  filosofía, solo que agregándole valor con un servicio integral: administración, conserjería,  legal, traslados y hasta de cocina para garantizar los desayunos  “a la carta”  que pedían los propietarios, inquilinos o huéspedes durante  su estadía.

Vino a Venezuela como ponente del evento ¿Cómo invertir en USA?  para  dar a conocer  los macro proyectos  inmobiliarios que están en desarrollo  en Miami y que Brilliance Realty Group (BRG), su compañía, representa:  110 Millecento,  Miami 2020, 400 Sunny  Isles… y  la  gama de servicios profesionales  asociados  a la adquisición, control  y uso de cada inmueble que maneja. Ver: http://www.brilliancerealtygroup.com/

Hoy cuenta con un staff de 50 empleados, muchos latinos, que ella misma ha ido seleccionando y formando con sus altos stándares de calidad para crear relaciones duraderas  que hagan “brillar”  la experiencia de servicio  de sus clientes y, a su vez, le permite, disfrutar  más tiempo  con su hija, que “¡ya va a entrar a la universidad!”

Aquí  la reseña gráfica del apoyo con protocolo y pr que le brindamos desde Vértice Agencia y el equipo de Cara de Hola.

http://www.facebook.com/pages/Brilliance-Realty-Group/113402625380943

Hasta la próxima Cara de Hola.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

Hay una oficina para todos

 

El pase de diapositivas requiere JavaScript.

04.06.12

Pensando en los emprendedores  y profesionales independientes  que  trabajan desde su casa  y desean desarrollar  sus servicios  y emprendimientos en un espacio de oficina a su alcance, Emprered  continúa con la etapa preventa de su novedoso  coworking  que funciona en la sede del Grupo Social CESAP.

El  networking  y el coworking como espacios para generar nuevas relaciones, alianzas y el trabajo colaborativo entre los miembros de una comunidad, son una tendencia mundial  de interés  para profesionales independientes y emprendedores.

Con este principio, Emprered,  que  cuenta con el soporte de la Asociación Civil Banauge –ente que financia pequeños emprendimientos-,  ofrece  Mi Oficina, un espacio con estaciones de trabajo por turnos de cuatro horas, conexión a internet y servicios secretariales desde 403 Bs.F mensuales, además de las ventajas de pertenecer a esta comunidad organizada de emprendedores.

Con respecto a Mi Oficina, Alison Durán, líder de este novedoso servicio que opera  Vértice Agencia, señala: “La idea es brindarle al profesional independiente  o a quienes están desarrollando un emprendimiento, el acceso a una  oficina, sin los altos costos que implican los contratos de alquiler, condominios, remodelaciones…inherentes a esta decisión”

Además, agrega Durán, que según el plan que se seleccione, los  servicios de Mi Oficina,  pueden  incluir bonificaciones en uso del salón de reuniones (4 personas)  o con sala de adiestramiento (20 personas) para desarrollar con mayor comodidad y sinergia sus emprendimientos, ofertas de valor, reuniones con su equipo de trabajo, inducciones, capacitación, presentación de servicios con clientes o aliados e inmediatamente entran a formar parte de nuestro Club de emprendedores. ”

Para conocer más de este servicio y los planes de afiliación  en etapa  preventa, solicite planilla de postulación a coordinacionmioficina@gmail.com, llame al 04264478374 o al 0212 860.3785 o sígalos por @CoordMiOficina. Si desea recibir  información de sus diversas actividades  únase  a www.emprered.org   o sígalos por @emprered.

Nota publicada el lunes  04 de junio de 2012 en el diario venezolano Últimas Noticias, Suplemento Tu Resuelve, pág. 6.

Hasta la próxima Cara de Hola.

Fotos: Mercedes Piñero Godoy

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola