Criterios para convocar a un evento

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03.10.13

La convocatoria de los invitados  es un área clave en la producción de cualquier evento. De nada sirve los esfuerzos de tiempo, decisiones, contrataciones de proveedores,  si la gente no llega.

En nuestra filosofía Cara de Hola, la atención de los invitados al evento, comienza desde la convocatoria, la cual puede hacerse sucesiva o simultáneamente por varios medios y modos: Teléfonos (Llamadas, mensajes de texto, difusiones por grupos ); email, correspondencia o cara a cara.

Comenzamos a convocar cuando están decididas las coordenadas : Quién convoca,  tipo y motivo de la actividad, lugar, fecha, hora, tipo de vestimenta, N° telefónico para confirmar  que va al lado de las  acostumbradas siglas RSVP ( “Responder, por favor”. En francés: repondez s’il vous plaît

Algunos criterios importantes a tomar en cuenta:

Nombre a un equipo o persona responsable de controlar el total de envíos  y confirmación de invitaciones.

Si se está levantando la data telefónicamente, porque se requiere actualizar dirección, teléfonos y correos,  es importante anunciar en la llamada que se enviará  dicha invitación y  pedirle a la persona que le anote el mensaje al invitado con  las coordenadas.

En caso de despecharlas vía correspondencia con mensajero o representantes de la oficina, además de que la impresión y diseño de la tarjeta  estén cuidados, se debe preparar un Acuse de Recibo, donde esté el destinatario, su dirección, teléfonos,  la firma o sello de recibido junto con la hora, fecha  y persona  que recibe.

Todos estos soportes deben llegar  a la persona que está llevando el control de la convocatoria para hacer los ajustes tanto en las contrataciones de alimentos y bebidas  como personal responsable de atender.

Una vez despachadas todas las invitaciones,  es recomendable reconfirmar  telefónicamente  con un discurso amable y entusiasta  de que nos dará gusto recibirlo. Y por supuesto entrenar al equipo de Guías de Protocolo -o quienes harán esta función- para que así sea.

Celebrando los 5 años de esta columna,  compartiré  principios y técnicas Cara de Hola para la Atención Protocolar de Eventos, en un taller abierto público el 25 y 26  de septiembre en los Espacios de Mi Oficina en el Grupo Social CESAP de 1:00 – 4:30pm. Inversión pre-venta  990 Bsf. hasta el 16 de septiembre.  Las inscripciones  son a través de  emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

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Con cara de celebración

Yvis Mata y su Cara de Hola cumple 4 años. Foto: Amato Producciones

18.07.12

Recuerdo cuando, después de un accidente de tránsito, tuve una especie de revelación: “vez, casi pasas al otro lado y no escribiste nada de lo que querías decir… Y me vino la imagen de Cheo, el pescadero de San Bernardino  y esa frase que siempre usaba en mis adiestramientos para  motivar a  mis alumnos a tener  la mejor actitud de servicio”

Paradójicamente, así nace “Cara de Hola”, durante mi recuperación, como una manera de automotivarme  y  fomentar  desde mi  enfoque particular  las técnicas  que enseñaba,  los valores de la atención al cliente, la calidad de servicio,  esos héroes anónimos como Cheo,  que me dediqué a observar, fotografiar, a conocer y a contar sus historias.

El mismo Cheo, dice cuando me ve que él me dio suerte… y en cierto modo ¡es verdad!  Con él pude configurar  la propuesta de esta columna  a Últimas Noticias, la cual hoy incluye otros temas: Auténticos Cara de Hola,  hablando con los expertos,  filosofía,  reflexiones o  tips de imagen, comunicación y etiqueta disponibles en mi blog http://www.yvismata.wordpress.com.

Siempre quise que prevaleciera el tono positivo, inspirador, nutritivo… que motivara a la reflexión y a la acción, desde lo cotidiano.

Por eso, les dedico estas líneas para agradecerles, celebrarme y celebrarlos hoy.  Invitándoles a que estemos en contacto en el Stand de Cara de Hola en la Feria Virtual de Empleo 2012 que organiza Empleate.com  del 16 de julio al 09 de agosto de 2012.

Además del Stand participaremos con charlas gratuitas en vivo y un video:

Semana 1/ Primer empleo: La Atención Protocolar de Eventos como oportunidad laboral para los jóvenes, viernes 20 de agosto, 3pm.

Semana 2/ Empleo Gerencial y Marca Personal: Video sobre la  filosofía de Atención al Cliente Cara de Hola

Semana 4: Responsabilidad Social Empresarial (RSE). ¿Cómo formar voluntariado  para  atención de eventos de labores sociales?, 10 de agosto, 3pm.

Pueden registrarse gratuitamente  por  feria.empleate.com

También coordinaré una mesa de trabajo con estudiantes emprendedores  en el World Café que organiza Opción Venezuela por su X aniversario en la Universidad Metropolitana   y seré una de las panelistas invitadas al Foro-Teatro “Las desventuras de un relacionista” que organizan los estudiantes del 5to.semestre de relaciones públicas del IUDERP para el 27 de julio, bajo la tutoría de la profesora Nidia González.

Durante el mes de septiembre y octubre, dictaremos  el  ciclo Networking Lounge en el Hotel Ávila para los que quieran pulir su imagen, actitud  y discursos de presentación o venta. Otros talleres sobre producción de eventos y atención protocolar de eventos, que dictaremos en la sede del CESAP en Caracas. Ver programación en http://www.verticeagencia.com

Bueno ¡A celebrar! Con  Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola