Los asientos reservados

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26.08.13

Una de las funciones del protocolo en un evento, es determinar cómo los invitados especiales y asistentes van a ser tratados (tratamiento)  y ubicados (precedencia).

En los actos de condecoración, graduaciones, juntas directivas y comidas formales, entre otros,  se reservan los asientos con una tarjeta pegada a la silla que dice: reservado. También puede decir el tipo de público (directores, prensa…) o el nombre, apellido y cargo de quién se sentará allí.

La correcta ubicación de las personas en un acto o reunión, delatará si el organizador y su equipo de atención saben de protocolo o lo toma a la ligera con el  dicho “sin mucho protocolo”.

Se puede “tarjetear”  en la silla,  mesa  o en el piso (si no existen las anteriores)  en caso de  que las autoridades que presiden vayan a permanecer de pie en el presídium (lugar desde donde  presiden el acto). También se colocan tarjetas en la Línea Protocolar que son las sillas y filas más próximas al presídium.

La precedencia más usado en un presídium es el  “Orden Alterno. Lo ideal es que sea un número de sillas impares, 3, 5 o 7, para que quien preside sea el número cero  y el resto se alterna a su derecha primero y luego a su izquierda, en orden de jerarquía, quedando el mismo número de asientos de ambos lados de quien preside.

Es muy importante  que después de “tarjetear ” los asientos reservados,  se designen Guías de Protocolo para custodiarlos, y no pasar por la penosa tarea de levantar a la  persona  que  se  equivocó de puesto, con el invitado al lado.

Celebrando los 5 años de esta columna,  compartiré  principios y técnicas Cara de Hola para la Atención Protocolar de Eventos, en un taller abierto público el 25 y 26  de septiembre en los Espacios de Mi Oficina en el Grupo Social CESAP de 1:00 – 4:30pm para quienes quieran incursionar en este mercado laboral o actualizarse si hacen esas funciones en su organización. La  Inversión pre-venta  990 Bsf. hasta el 16 de septiembre. Las inscripciones  son a través de  emprered@gmail.com  y  tendremos varios cupos para  Pasantes de Comunicación Social que sean seleccionados para iniciar su pasantía con nosotros.

También  pueden concursar por un cupo,  siguiendo la cuenta  en  twitter: @CaradeHola o el Facebook: Cara de Hola  con la etiqueta  #SoyCaradeHola, diciendo ¿Por qué?.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

Organizar vs producir eventos

27.08.12

En una oportunidad, un amigo me refirió con un cliente que inauguraría una tienda  en un centro comercial como parte de los requisitos para tener la concesión  de la línea de elementos  para la confección de la marca  Swarovski.

Cuando lo visité, él me comentó que lo que quería hacer era un brindis para que fueran los medios  de comunicación social  a conocer  las muestras y  catálogos.

Pero yo sabía, que hacer eso así no iba a generar  una movilización de gente, ni de medios de comunicación, que además tendrían que atravesar la ciudad con tráfico para brindar  y  ver una colección de  botones,  cierres y cristales  sueltos  en una vitrina.

Producimos  un concepto, unos protagonistas  y un programa  creativo que despertara interés con la  visión de un productor profesional de eventos.

Identificamos  que nuestro cliente  era proveedor de  varios  diseñadores de renombre de la moda y dado lo difícil que era tener acceso a estas piezas en Venezuela, bien valía la pena mostrar la obra de estos creadores que se vería favorecería con la presencia de un proveedor local.

Ése fue el mensaje definido para comunicar.  Fue emotivo poder  apreciar  en el recorrido por  la tienda  la colección completa que George Wittels realizó para Dayana Mendoza  con la que se coronó  Miss Universo 2008. Se exhibieron  piezas acabadas de Swarovski  Venezuela Crystal S.A (C.C. Sambil), trajes de Georgia Reyes, Duran & Diego, accesorios de Wallid Chebly  y la presencia de Hugo Espina con Tiffany Andrade, Miss Yaracuy 2008, ataviada con el traje de 25 kilos de botones  Swarovsky  que tantas coronas a conquistado. Sumamos al equipo a Héctor Manzano, artista plástico responsable de realizar las vitrinas  y a Nelson Jiménez e Hilayaly Valera para la creación de la identidad gráfica desde el logotipo hasta el backing  que usamos para  las fotos después del desfile de Espina con su modelo, al mejor estilo de los grandes  eventos de moda.

Todas estas ideas fue posible aterrizarlas con la Metodología Áreas Claves de Producción (ACP) que aprendimos con Alison Durán, productora profesional de eventos y autora de este práctico método para abordar cualquier tipo de evento, que parte por concebir un buen mensaje. Ambas dictaremos un  taller el 15 de septiembre para los que quieran contar con esta poderosa herramienta. El contenido está en www.verticeagencia.com, link programación 2012  y pueden solicitarlo por coordinaciónmioficina@gmail.com o al 0426 4478374 y seguirnos por @verticeagencia

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

Aprender haciendo RRPP

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13.06.11

El 10 de mayo recibí una carta de las alumnas del Instituto Universitario de Relaciones Públicas (IUDERP), que pasarían al 5to semestre,  invitándome  a dictar una  ponencia sobre Atención al Cliente en una futura actividad  que debían organizar, para  demostrar  lo  aprendido en la Cátedra  Organización de Eventos.

La carta, firmada por María Lourdes Vitos, aunque no tenía la fecha  del evento, despertó mi interés de acompañarlas, porque tenía muy claro su mensaje: Nuevas Tendencias en Relaciones Públicas, con ponentes, también mujeres, que tuvieran ese enfoque integral de la comunicación, las RRPP, la tecnología y el alcance de la profesión para el desarrollo organizacional; dirigido a 200 participantes, entre alumnos y egresados del Instituto ¡que no pagaran inscripción!

Un querer ambicioso  que requería mucho más que ganas.

Desde el 4to Semestre, ellas venían haciendo aportes propios mensuales a una cuenta bancaria y organizaron dos rifas para comenzar a tener fondos, pero bien sabemos que los gastos de producción del evento deseado, requería  de una estrategia para conseguir los recursos, un equipo bien  alineado y  poner  a prueba las posibilidades de las RRPP  para abrir puertas en las organizaciones donde ellas trabajaban y en otras.

El 15 de julio, recibí otra carta de Vitos, ahora como presidente del Comité Organizador del 5to.Sabatino, esta vez confirmando la fecha: 10 de noviembre por ser la semana del 46 aniversario del IUDERP. Faltaba por concretar el lugar.

De docenas de cartas y más de 200 horas de reuniones realizadas, ellas celebraron con éxito  su esperado evento en el Hotel Alba Caracas en la fecha indicada, gracias al apoyo de la gerencia del establecimiento y del Ministro de Turismo, quién les dio vía mail esa alternativa. Del  Ministerio de Energía Eléctrica, obtuvieron una carta compromiso para cubrir los refrigerios; de Mundo Papel, todo el material de oficina; de la Alcaldía de Caracas, el apoyo de la Imprenta Nacional; de Seguros Constitución, los reconocimientos dados a  conferencistas  e invitados especiales  y de Movistar, los  pendrives para los 200 participantetes  que asistieron gratuitamente.

Daba gusto verlas: motivadas, uniformadas,  empoderadas, con Cara de Hola  y cumpliendo con cada actividad programada, demostrándoles a sus profesores, las ponentes ( Beatriz Sequera Meléndez,María del Carmen Llamos, Yanin Rincón, Miriam Paiva de Villanueva y esta servidora), y a sí mismas, su indiscutible profesionalismo. ¡Felicitaciones muchachas por aprender haciendo RRPP!

 

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

Cara de Hola del  lunes 06/12/10. Diario Últimas Noticias, Suplemento Tu Resuelve, pág.06. Cadena Capriles. Caracas-Venezuela.

Fotos: María Cristina Abdelnour y Yanín Rincón