ABC para planificar la atención protocolar de un evento

Guías de Protocolo Cara de Hola entrenadas por Yvis Mata

17.07.13

Como consultora y facilitadora de aprendizaje acelerado en las áreas de atención al cliente  y  protocolo corporativo,  he tenido la dicha de formar equipos de protocolo  y voluntariados para que los invitados  convocados  a un evento lleguen y salgan con Cara de Hola.

Hoy quiero compartir con ustedes algunos criterios y recomendaciones Cara de Hola que deben manejar los responsables de planificar y atender d ichos eventos  dentro o fuera de la organización.

Principios  y recomendaciones:

El  Protocolo son normas y convenciones  que determinar  con criterio, el trato oral y escrito (tratamiento) que recibirán las autoridades que presiden el acto y asistentes; cómo van a ir ubicados (precedencia), según su rango o jerarquía (equivalencia).

No es una camisa de fuerza,. Sencillamente, establece un orden y manera de conducirse durante el evento que hará que los invitados se sientan considerados  y la organización  estreche sus vínculos con los públicos convocados

Todo evento por sencillo que sea tiene un homenajeado, autoridad, invitado especial que lo preside. El organizador debe prever el  momento  como recibirlos, reconocerlos, honrarlos y  despedirlos. Requiere de planificación y un equipo de atención protocolar  (mesoneros, maestro de ceremonia, guías de protocolo, choferes…) dispuesto  a dar lo mejor de sí, con Cara de Hola, estilo, calidad y compromiso.

El uniforme  del equipo de protocolo debe ser coherente con el tipo de acto y se enmarca dentro de los criterios de la etiqueta de vestir.

El entrenamiento del personal debe ser previo al evento y debe incluir una pre-gira o ensayo general en las distintas áreas de atención (recepción, registro, sala, presídium, stand) el día antes para que todos tengan claro su rol.

A quienes les apasione esta área,  pueden postularse para participar en el Taller Atención Protocolar de Eventos, que dictaremos abierto al público en los  Espacios de Mi Oficina de Emprered  en septiembre próximo, por cumplirse 5 años escribiendo esta columna.

Reservaremos algunos cupos para pasantes académicos de Comunicación Social que se sumen a las  actividades de emprered y Cara de Hola. Pueden escribir a emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

 

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Protocolo para la fiesta de fin de año corporativa

Grupo de Protocolo de Vértice Agencia instalandose en área de registro. Foto:Archivo http://www.verticeagencia.com

 28.11.11

Así como hay unos cálculos  para estimar la cantidad de mesoneros  que se encargarán de servir los alimentos y bebidas de su fiesta de fin de año corporativa, también hay unas reglas para calcular el número de anfitriones que atenderán a sus invitados, sean del mismo personal de la empresa  o  contratado a una agencia.

Hay personas que nos llaman solicitando este servicio  y  piensan que con tres anfitriones en la fase de bienvenida pueden: registrar y recibir a los invitados u homenajeados en la puerta, acompañarlos hasta sus mesas, ubicarlos…

En nuestros adiestramientos al equipo o voluntariado institucional que hará estas funciones durante la celebración, fomentamos el siguiente principio: Mientras más personalizada quieren  que sea la atención que reciban sus invitados, más gente necesitan.

Todo evento tiene una áreas claves de atención que según su función, programa y cantidad de asistentes,  requieren de un número mínimo de anfitriones.

Área de atención   protocolar claves en celebraciones sociales y corporativas:

  • Acceso (estacionamiento, ascensores…) Facilitar el acceso de invitados al salón del evento. Requiere: 1 o más anfitriones.
  • Registro: Filtrar o registrar a los invitados y homenajeados. Conocer total de asistentes para control de alimentos y bebidas. Requiere: 3 o más.
  • Puerta(s) Dar la bienvenida en cada puerta de acceso y acompañar hasta el de área de mesas o filas reservadas. Requiere: 3 o más.
  • Mesas o filas reservadas: Custodiar, ubicar y atender a homenajeados e invitados especiales. Requiere 1 anfitrión cada dos mesas o filas.
  • Presidium o presentación: Organizar condecoracioones, regalos, premios, asistir a oradores, animador o atracción artística. Requiere: 2 o más.

Estas áreas deben ser atendidas por un personal entrenado  y comprometido con la función protocolar, sea interno o externo. Ellos deben  estar dispuestos, disponibles e informados para recibir, informar, ubicar y despedir a los asistentes. Es decir: no estarán chateando o conversando con sus compañeros en el lapso convenido, porque perjudican el efecto de orden, agrado e integración que se quiere transmitir.

Planificar la atención protocolar  a partir de un programa bien diseñado (hora por hora), donde se definan previamente cada  dinámica de atención, hará que sus invitados  participen y recuerden este evento con Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola

Foto: Grupo de Protocolo de Vértice intalándose  en área de registro.

Foto: Archivo www.verticeagencia.com