Secretarias celebradas en sus 15

22.09.14

Quince años cumple el tradicional Encuentro Anual de la Asistente Ejecutiva que organiza  la Cámara Venezolana Americana de Comercio e Industria, Venamcham.  En  esta oportunidad  lo celebrarán el mismo Días de la Secretaria,  el 30 de septiembre,  en La Quinta La Esmeralda. Y han preparado  un festín de conocimiento y sabores  que reúne para ellas: charlas motivacionales para su desarrollo personal, profesional,  almuerzo servido en la mesa,  brindis y una feria artesanal.

He tenido el gusto de formar parte del staff  de  conferencistas en ediciones anteriores de este importante evento. Nos consta el cuidado que ponen en la producción y cada detalle para reconfirmar la importante labor de  las asistentes que se convierten en mano derecha e izquierda de las empresas, departamentos o líderes.

Cinco Charlas con excelentes colegas conferencistas de alto tenor conforman el programa académico:

Inteligencia Emocional: El yo dentro de nosotros con Geraldina Guedez de Ateneo Empresarial;  Nada es tan grande como para no intentarlo con Maickel Melamed;  ¿Qué pasa si mezclamos compromiso, pasión y entusiasmo? Con  Jecsabel Suárez de Dale Carnegie; 10 claves para alcanzar el éxito con Elio Zerpa y  La actitud es todo con Carlos Saúl Rodríguez, ex motivador de la Vinotinto. Todas con la moderación y animación de Elí Bravo.

Es tradición celebrar en nuestro país el Día de la Secretaria  con algún desayuno o almuerzo. Sin duda alguna, agrega más valor  brindarles una experiencia de aprendizaje que invite  a la reflexión, ampliar sus referentes, saber que siempre pueden ser mejores personas y profesionales  y potenciar  la vivencia de compartir con compañeras de trabajo en la misma mesa y colegas de otras empresas.

Los detalles para participar pueden solicitarlos por el 0212-2630833 o en su portal www.venamcham.org.

Es posible estemos por allá promoviendo nuestra Cara de Hola, compartiendo  y celebrando  estos primeros 15 años de este evento que se ha convertido  en una referencia para festejar el Día de la Secretaria en Venezuela.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola. 

Estrategias para la gestión secretarial

23.09.13

¿Qué sería de muchos jefes y organizaciones  sin sus secretarias o asistentes ejecutivas?  Algunos dirán ¡Un caos! La Sra. Emilia sabe dónde está todo y con su voz dulce calma al cliente más apurado…

Para celebrar a las secretarias en la víspera de su día, abriremos  el evento “Estrategias de Apoyo para la gestión secretarial” que organiza la Asociación Venezolana de Gestión Humana (AVGH) en alianza con la Cámara de Industriales del Estado Miranda (CIEMI) el 25 de septiembre en la sede de la Cámara en Chuao, Caracas.

El evento será todo el día  para conectar a las participantes con la importancia de su rol, el balance vida-trabajo  y motivarlas a desarrollar competencias para su éxito comunicacional y laboral.

Yo compartiré algunos de nuestros  principios, herramientas y técnicas  Cara de Hola para la inteligencia social en la sesión de la mañana “Proyectando tu imagen profesional con encanto”.  Allí explicaré el impacto del lenguaje corporal  más allá de la vestimenta,  los atributos que se requieren para tener “presencia” y haré algunas prácticas de conexión y  posturas  con todo el grupo, para proyectar un estilo  personal-profesional.

La sesión de la tarde, “Efectividad personal  y laboral”, estará a cargo de la psicóloga y facilitadora, Margarita Capote, quién tiene amplia experiencia como consultora en capital humano  y  en la  aplicación  de procesos de evaluación psicológica dentro de las organizaciones. Ella compartirá la mirada integradora del ser humano, principios para el desarrollo personal y profesional, dimensiones de la comunicación, expresión de las emociones y recomendaciones para el manejo de conflictos.

Un regalo  de incentivo hecho vivencia de aprendizaje para las participantes. La inversión para  empresas afiliadas a la Cámara es de 952,00 Bsf. por participante; para el  público general  Bs. F 1.232. Más información por el correo eventos@ciemi.org.ve o por el teléfono 0212-991.7419

Agradezco por este medio a  Emilse Plata por haberme invitado. Emilse, fue alumna nuestra,  en el I Taller de Atención Protocolar que impartimos, abierto al público, en el 2000. En ese entonces, fue como analista de Eventos de la Asociación Venezolana de Ejecutivos (AVE). Hoy es la directora de la Asociación Venezolana de Gestión Humana, co-organizadora del evento. Ella es un ejemplo de dedicación, preparación  y compromiso con la calidad profesional.  Los espero también el 16 y 17 de octubre en el Taller de Atención Protocolar que dictaré abierto al público. Más información emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola. 

Los asientos reservados

26.08.13

Una de las funciones del protocolo en un evento, es determinar cómo los invitados especiales y asistentes van a ser tratados (tratamiento)  y ubicados (precedencia).

En los actos de condecoración, graduaciones, juntas directivas y comidas formales, entre otros,  se reservan los asientos con una tarjeta pegada a la silla que dice: reservado. También puede decir el tipo de público (directores, prensa…) o el nombre, apellido y cargo de quién se sentará allí.

La correcta ubicación de las personas en un acto o reunión, delatará si el organizador y su equipo de atención saben de protocolo o lo toma a la ligera con el  dicho “sin mucho protocolo”.

Se puede “tarjetear”  en la silla,  mesa  o en el piso (si no existen las anteriores)  en caso de  que las autoridades que presiden vayan a permanecer de pie en el presídium (lugar desde donde  presiden el acto). También se colocan tarjetas en la Línea Protocolar que son las sillas y filas más próximas al presídium.

La precedencia más usado en un presídium es el  “Orden Alterno. Lo ideal es que sea un número de sillas impares, 3, 5 o 7, para que quien preside sea el número cero  y el resto se alterna a su derecha primero y luego a su izquierda, en orden de jerarquía, quedando el mismo número de asientos de ambos lados de quien preside.

Es muy importante  que después de “tarjetear ” los asientos reservados,  se designen Guías de Protocolo para custodiarlos, y no pasar por la penosa tarea de levantar a la  persona  que  se  equivocó de puesto, con el invitado al lado.

Celebrando los 5 años de esta columna,  compartiré  principios y técnicas Cara de Hola para la Atención Protocolar de Eventos, en un taller abierto público el 25 y 26  de septiembre en los Espacios de Mi Oficina en el Grupo Social CESAP de 1:00 – 4:30pm para quienes quieran incursionar en este mercado laboral o actualizarse si hacen esas funciones en su organización. La  Inversión pre-venta  990 Bsf. hasta el 16 de septiembre. Las inscripciones  son a través de  emprered@gmail.com  y  tendremos varios cupos para  Pasantes de Comunicación Social que sean seleccionados para iniciar su pasantía con nosotros.

También  pueden concursar por un cupo,  siguiendo la cuenta  en  twitter: @CaradeHola o el Facebook: Cara de Hola  con la etiqueta  #SoyCaradeHola, diciendo ¿Por qué?.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola. 

 

Lo que aprendí de los eventos

Yvis Mata con equipo de protocolo entrenado para un evento.

20.08.13

Comencé a trabajar  en el mundo de los eventos a los 15 años. Me enteré de este trabajo “a destajo”  o “freelance” por una modelo que era inquilina en mi casa. Recuerdo que fuimos  juntas a las exposiciones cuando estaban decorando y preguntábamos  -stand por stand- ¿necesitan  promotora?

Yo negocié que me pagaran aparte de la tarifa diaria por la semana completa,  el 1% de las ventas que hiciera y mi comida. Sabía que esos eventos eran  para “vender”  y enfocada en ello, vendía.

Un año después, comencé mis estudios de Comunicación Social en la Universidad Central de Venezuela (UCV)  y  ya era mucho el evento que había hecho:  Desde “ vender” desinfectantes de tapicería en estaciones de servicio, mientras los conductores surtían su gasolina, hasta  sumergirme en traje de baño  en un jacuzzi  espumoso,  de un apartamento de 20mts2, construido para la exposición  para  promover diseño de interiores.

En el año 1988, descubrí  el oficio de ser Guía de Protocolo. Me formé con los mejores maestros: Miriam Talavera, Marisol Ayala, Carlos Alarico Gómez,  Luzmila Calvo, Victor Mendoza, entre otros. Me encantaba la sobriedad de estos eventos, las escenografías de los congresos; atender directamente  a los conferencistas o participantes de distintas empresas, casi siempre en los  salones más grandes  de los hoteles cinco estrellas de Caracas,  del interior  del país y en la Sala Ríos Reina del Teatro Teresa Carreño, donde se realizaban los Congresos Mundiales de Gerencia, donde llegué a ser coordinadora de presídium de las ediciones 88 y 90.

Para mí, los eventos, son una gran escuela relacional. En ellos, desarrollé  un “saber estar”, estilo, y elocuencia para atender a diferentes públicos desde el impecable rol de “Guía de Protocolo”.

Celebrando los 5 años de esta columna, compartiré  principios y técnicas Cara de Hola para la Atención Protocolar de Eventos, en un taller abierto público el 25 y 26  de septiembre en los Espacios de Mi Oficina en el Grupo Social CESAP de 1:30-4:30pm. Inversión preventa: 990 Bsf. hasta el 16 de septiembre.  Las inscripciones son a través de  emprered@gmail.com y tendremos varios cupos para  Pasantes de Comunicación Social que sean seleccionados para iniciar su pasantía con nosotros. También  pueden concursar por un cupo,  siguiendo la cuenta  en  twitter: @CaradeHola  o el Facebook: Cara de Hola  con la etiqueta  #SoyCaradeHola, diciendo ¿Por qué?

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola. 

 

ABC para planificar la atención protocolar de un evento

17.07.13

Como consultora y facilitadora de aprendizaje acelerado en las áreas de atención al cliente  y  protocolo corporativo,  he tenido la dicha de formar equipos de protocolo  y voluntariados para que los invitados  convocados  a un evento lleguen y salgan con Cara de Hola.

Hoy quiero compartir con ustedes algunos criterios y recomendaciones Cara de Hola que deben manejar los responsables de planificar y atender d ichos eventos  dentro o fuera de la organización.

Principios  y recomendaciones:

El  Protocolo son normas y convenciones  que determinar  con criterio, el trato oral y escrito (tratamiento) que recibirán las autoridades que presiden el acto y asistentes; cómo van a ir ubicados (precedencia), según su rango o jerarquía (equivalencia).

No es una camisa de fuerza,. Sencillamente, establece un orden y manera de conducirse durante el evento que hará que los invitados se sientan considerados  y la organización  estreche sus vínculos con los públicos convocados

Todo evento por sencillo que sea tiene un homenajeado, autoridad, invitado especial que lo preside. El organizador debe prever el  momento  como recibirlos, reconocerlos, honrarlos y  despedirlos. Requiere de planificación y un equipo de atención protocolar  (mesoneros, maestro de ceremonia, guías de protocolo, choferes…) dispuesto  a dar lo mejor de sí, con Cara de Hola, estilo, calidad y compromiso.

El uniforme  del equipo de protocolo debe ser coherente con el tipo de acto y se enmarca dentro de los criterios de la etiqueta de vestir.

El entrenamiento del personal debe ser previo al evento y debe incluir una pre-gira o ensayo general en las distintas áreas de atención (recepción, registro, sala, presídium, stand) el día antes para que todos tengan claro su rol.

A quienes les apasione esta área,  pueden postularse para participar en el Taller Atención Protocolar de Eventos, que dictaremos abierto al público en los  Espacios de Mi Oficina de Emprered  en septiembre próximo, por cumplirse 5 años escribiendo esta columna.

Reservaremos algunos cupos para pasantes académicos de Comunicación Social que se sumen a las  actividades de emprered y Cara de Hola. Pueden escribir a emprered@gmail.com.

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola. 

 

Organizar vs producir eventos

Exhibición de la coleeción de accesorios realizada por George Wittels con la que Dayana Mendoza ganó el Miss Universo.Boris Plotnikov http://www.verticeagencia.com

Así recibimos a los invitados. Foto: Boris Plotnikov http://www.verticeagencia.com

Se combinó prendas acabadas con los elementos utilizados swarovski.Traje rosa de Georgia Reyes. Boris Plotnikov.www.verticeagencia.com

27.08.12

En una oportunidad, un amigo me refirió con un cliente que inauguraría una tienda  en un centro comercial como parte de los requisitos para tener la concesión  de la línea de elementos  para la confección de la marca  Swarovski.

Cuando lo visité, él me comentó que lo que quería hacer era un brindis para que fueran los medios  de comunicación social  a conocer  las muestras y  catálogos.

Pero yo sabía, que hacer eso así no iba a generar  una movilización de gente, ni de medios de comunicación, que además tendrían que atravesar la ciudad con tráfico para brindar  y  ver una colección de  botones,  cierres y cristales  sueltos  en una vitrina.

Producimos  un concepto, unos protagonistas  y un programa  creativo que despertara interés con la  visión de un productor profesional de eventos.

Identificamos  que nuestro cliente  era proveedor de  varios  diseñadores de renombre de la moda y dado lo difícil que era tener acceso a estas piezas en Venezuela, bien valía la pena mostrar la obra de estos creadores que se vería favorecería con la presencia de un proveedor local.

Ése fue el mensaje definido para comunicar.  Fue emotivo poder  apreciar  en el recorrido por  la tienda  la colección completa que George Wittels realizó para Dayana Mendoza  con la que se coronó  Miss Universo 2008. Se exhibieron  piezas acabadas de Swarovski  Venezuela Crystal S.A (C.C. Sambil), trajes de Georgia Reyes, Duran & Diego, accesorios de Wallid Chebly  y la presencia de Hugo Espina con Tiffany Andrade, Miss Yaracuy 2008, ataviada con el traje de 25 kilos de botones  Swarovsky  que tantas coronas a conquistado. Sumamos al equipo a Héctor Manzano, artista plástico responsable de realizar las vitrinas  y a Nelson Jiménez e Hilayaly Valera para la creación de la identidad gráfica desde el logotipo hasta el backing  que usamos para  las fotos después del desfile de Espina con su modelo, al mejor estilo de los grandes  eventos de moda.

Todas estas ideas fue posible aterrizarlas con la Metodología Áreas Claves de Producción (ACP) que aprendimos con Alison Durán, productora profesional de eventos y autora de este práctico método para abordar cualquier tipo de evento, que parte por concebir un buen mensaje. Ambas dictaremos un  taller el 15 de septiembre para los que quieran contar con esta poderosa herramienta. El contenido está en www.verticeagencia.com, link programación 2012  y pueden solicitarlo por coordinaciónmioficina@gmail.com o al 0426 4478374 y seguirnos por @verticeagencia

Hasta la próxima Cara de Hola.

*Yvis Mata es una comunicadora social, motivadora y conferencista internacional venezolana. Autora  y facilitadora líder de Cara de Hola, una filosofía, metodología y entrenamiento transformacional para mejorar el lado humano de los servicios, atención al cliente, ventas y convivencia que difunde en varios medios y en el mercado corporativo conectando a los equipos con la grandeza de servir, elbienestar, convivencia y productividad. Email: contacto@caradehola.com  www.caradehola.com Síguela por: Twitter: @YvisMata,@CaradeHola; Facebook: Cara de Hola; Instagram: @caradeholaoficial y Youtube: Yvis Mata y su Cara de Hola  Linkedin: Yvis Mata y su Cara de Hola   Google Plus: Yvis Mata y su Cara de Hola.